Cwyno am broblem yn y gwaith - rhestr wirio ar gyfer llythyr achwyniad
Mae'r ffordd yr ydych chi'n cyflwyno’ch llythyr achwyniad yn medru helpu datrys problem yn gyflymach.
Mae'r dudalen hon yn rhoi ambell reol sylfaenol ar gyfer ysgrifennu llythyr o achwyniad a rhestr wirio i sicrhau bod eich llythyr yn cynnwys yr holl wybodaeth berthnasol.
Rheolau sylfaenol
- Sicrhewch fod eich llythyr yn cadw at y prif bwyntiau. Mae angen i chi roi digon o fanylion er mwyn i'ch cyflogwr fedru ymchwilio'n iawn i'ch cwyn. Mae gwyro oddi ar y pwynt yn medru bod yn ddryslyd ac ni fydd yn helpu eich achos.
- Cadwch at y ffeithiau. Peidiwch â gwneud honiadau neu gyhuddiadau na fedrwch chi eu profi.
- Peidiwch byth â defnyddio iaith sarhaus neu dramgwyddus. Rydych chi lawer yn llai tebygol o gyrraedd eich nod os ydych chi'n cythruddo neu'n gwylltio'r sawl sy'n darllen eich llythyr.
- Esboniwch sut oeddech chi'n teimlo am yr ymddygiad yr ydych yn cwyno yn ei gylch ond peidiwch â defnyddio iaith emosiynol.
Beth ddylech chi ei gynnwys yn eich llythyr o achwyniad
- Eich enw, cyfeiriad a rhif cyswllt
- Enw a chyfeiriad eich cyflogwr
- Sicrhewch fod y llythyr wedi ei gyfeirio at y person cywir. Dylai gweithdrefnau achwyniad eich cyflogwr nodi pwy sy'n delio gydag achwyniad. Os nad yw’n nodi hyn, anfonwch at eich rheolwr. Os yw'r gwyn ynglyn â'ch rheolwr, anfonwch hi at reolwr eich rheolwr. Os oes adran Adnoddau Dynol gan eich cyflogwr, efallai y byddai'n syniad da anfon copi o'ch llythyr at yr adran honno.
- Nodwch brif ffeithiau eich cwyn yn glir. Dywedwch beth sydd wedi digwydd a cheisiwch gynnwys y manylion canlynol:
- dyddiad ac amser y digwyddiadau
- ble oedden nhw wedi digwydd
- enwau'r bobl dan sylw
- enwau unrhyw dystion.
- Os ydych yn cwyno am nad ydych wedi cael eich talu, neu nad ydych wedi cael eich talu digon, nodwch faint sydd arno'ch cyflogwr i chi yn eich barn chi.
- Os yw'ch cwyn yn ymwneud â chyfres o ddigwyddiadau, ceisiwch eu nodi yn y drefn yr oedden nhw wedi digwydd.
- Os nad ydych yn medru cofio union ddyddiad, ond rydych yn gwybod ei fod wedi digwydd cyn digwyddiad penodol, nodwch hynny. Er enghraifft, fe allech ddweud 'Ychydig o ddiwrnodau cyn i mi gymryd gwyliau ar 14 Chwefror...', neu 'Ychydig bach cyn y parti Nadolig...'
- Os ydych chi'n gweithio i fudiad mawr ac nid yw’r sawl sy'n delio gyda'ch achwyniad yn debygol o adnabod y bobl dan sylw, ceisiwch roi teitlau eu swyddi neu esbonio eu rôl.
- Nodwch unrhyw dystiolaeth sydd gennych i gefnogi eich cwyn. Os oes unrhyw wybodaeth gennych i gefnogi eich cwyn, cofiwch ei chynnwys yn eich llythyr neu nodi ei bod gennych a'ch bod yn medru ei darparu os oes angen. Er enghraifft, efallai bod dogfennau gennych sy'n dangos faint ddylech chi gael eich talu, neu ddatganiad gan rywun a oedd yn yr un sefyllfa â chi ond wedi cael eu trin yn wahanol.
- Os oes ateb rhesymol gennych i'ch cwyn, rhowch hyn yn eich llythyr er mwyn i'r cyflogwr ei ystyried. Er enghraifft, efallai y byddwch chi eisiau hyfforddiant, symud i swyddfa wahanol neu safle gwahanol, neu i'ch cyflogwr ddarparu offer penodol ar gyfer anabledd. Byddwch yn rhesymol, efallai na fydd gan eich cyflogwr yr adnoddau i gytuno i'r hyn yr ydych yn gofyn amdano, neu efallai na fydd yn medru eich rhyddhau i gael hyfforddiant yn ystod cyfnod prysur. Cofiwch eich bod yn ceisio cydweithio gyda'ch cyflogwr i ddatrys y mater.
- Os ydych wedi ceisio datrys y mater yn anffurfiol yn gyntaf, er enghraifft, trwy siarad â'ch rheolwr, nodwch yr hyn sydd wedi digwydd. Os cytunwyd ar unrhyw beth, ond nid yw wedi datrys y sefyllfa, dywedwch pam nad oedd wedi gweithio.
- Llofnodwch y llythyr a rhowch ddyddiad arno
Os nad ydych yn teimlo eich bod yn medru ysgrifennu llythyr o achwyniad ar eich pen eich hun, mae help ar gael gan gynghorydd Cyngor ar Bopeth neu gan eich undeb llafur os ydych yn aelod o un.