Defnyddio ein Gwasanaeth Defnyddwyr - ein polisi preifatrwydd

Pan fyddwn yn rhoi cyngor i chi dros y ffôn, drwy e-bost, mewn sgwrs ar-lein, neu mewn ffurflen we ar-lein, rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol - ond gallwch ofyn i ni beidio â'i chofnodi.

Mae'r gwasanaeth defnyddwyr yn casglu eich gwybodaeth heb ofyn am eich caniatâd ymlaen llaw. Rydym yn gallu gwneud hyn ar sail gyfreithiol a elwir yn 'dasg gyhoeddus'. Mae hyn yn golygu bod modd i ni gyflawni tasg sydd er budd y cyhoedd neu sy'n rhan o'n swyddogaethau swyddogol, sydd â sylfaen glir yn y gyfraith. Mae ein gwaith cynghori defnyddwyr wedi'i nodi yn y gyfraith.

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Byddwn ond yn gofyn am wybodaeth sy'n berthnasol i'ch problem. Gan ddibynnu ar natur y mater dan sylw, gallai'r wybodaeth hon gynnwys:

• eich enw a'ch manylion cyswllt - fel y gallwn gadw mewn cysylltiad â chi ynglŷn â'ch achos

• gwybodaeth am y gwasanaethau perthnasol sy'n achosi problemau i chi - fel ynni neu bost

• manylion eitemau neu wasanaethau rydych wedi'u prynu a masnachwyr rydych wedi delio â nhw

Os nad ydych am roi gwybodaeth benodol i ni, nid oes rhaid i chi wneud hynny. Er enghraifft, os ydych eisiau aros yn ddienw, byddwn ond yn cofnodi gwybodaeth am eich problem ac yn sicrhau nad oes modd eich adnabod.

Efallai y bydd yn rhaid i ni ofyn i chi am fanylion sensitif amdanoch chi'ch hun er mwyn i ni allu helpu gyda'ch problem. Mae hyn yn cynnwys eich:

• cyflyrau iechyd

• tarddiad ethnig

• crefydd

• aelodaeth o undeb llafur

• cyfeiriadedd rhywiol

Rydym yn cael casglu gwybodaeth sensitif oherwydd mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i roi cyngor defnyddwyr i bobl – mae’r gyfraith yn galw hyn yn ‘ddiben statudol a llywodraethol’. Mae hyn yn golygu y gallwn gasglu'r wybodaeth oherwydd bod gennym sail gyfreithiol i'w wneud. Gelwir y sail gyfreithiol yn ‘fudd cyhoeddus sylweddol’.

Os nad ydych am i ni gadw eich manylion sensitif, gallwch ofyn am aros yn ddienw. Byddwn yn dal i gadw cofnod o’ch problem, ond ni fyddwn yn cadw unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i’ch adnabod - er enghraifft eich enw neu gyfeiriad.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Y prif reswm rydym yn gofyn am eich gwybodaeth yw ein helpu i ddatrys eich problem.
Rydym ond yn defnyddio eich gwybodaeth am resymau eraill os oes wir angen i ni wneud hynny - er enghraifft:

• at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd

• i ymchwilio i gwynion

• i gael adborth gennych am ein gwasanaethau

• i'n helpu i wella ein gwasanaethau

Mae'r holl gynghorwyr a staff sy'n defnyddio data wedi cael hyfforddiant diogelu data er mwyn sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei thrin yn sensitif ac yn ddiogel.

Rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill

Rydym yn rhannu eich cofnodion â'n partneriaid dibynadwy i helpu eu gwaith i amddiffyn defnyddwyr. Gan ddibynnu ar natur eich problem, gallem rannu eich gwybodaeth â'r canlynol:

• Ofgem - y rheoleiddiwr nwy a thrydan

• Ofcom - rheoleiddiwr y diwydiant darlledu, telegyfathrebiadau a phost

• Yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol - y rheoleiddiwr ar gyfer gwasanaethau ariannol a bancio

• Yr Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd

• Yr Asiantaeth Safonau Bwyd

• Y Bwrdd Gwasanaethau Cyfreithiol

• Safonau Masnach 

Mae'r gwasanaeth defnyddwyr yn rhannu eich gwybodaeth gyda phartneriaid dibynadwy heb ofyn am eich caniatâd ymlaen llaw. Rydym yn gallu gwneud hyn ar sail gyfreithiol a elwir yn 'dasg gyhoeddus' - y rheswm am hyn yw bod ein gwaith cynghori defnyddwyr wedi'i nodi yn y gyfraith.

Os nad ydych am i'ch gwybodaeth gael ei rhannu fel hyn, dywedwch wrth y cynghorydd dros y ffôn neu nodwch hynny yn eich ffurflen gais am gyngor ar-lein.

Gallwch ofyn i ni ddileu'ch enw o'ch cofnodion - mae hyn yn golygu na fydd modd eich adnabod.

Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth am eich mater gyda swyddfa Cyngor ar Bopeth lleol oni bai eich bod wedi rhoi caniatâd i'r gwasanaeth defnyddwyr wneud hynny.

Mae'n rhaid i sefydliadau rydym yn rhannu eich data â nhw storio a defnyddio eich data yn unol â chyfraith diogelu data. Bydd ganddynt eu polisïau preifatrwydd eu hunain ar gyfer trin eich gwybodaeth a'i chadw'n ddiogel.

Anfonir eich gwybodaeth yn ddiogel at ein partneriaid drwy system Swyddfa Bost Ddiogel wedi'i darparu gan gwmni Datamotion o'r Unol Daleithiau.

Os byddwch chi'n cysylltu â ni ynglŷn â mater ynni neu bost

Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â’r Ombwdsmon Ynni os ydym yn credu y gallai roi cyngor mwy arbenigol. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn eich cyfeirio at yr Uned Help Ychwanegol – mae hon yn cael ei rhedeg gan Gyngor ar Bopeth yr Alban. Dim ond gyda’ch caniatâd chi y byddwn ni’n gwneud hyn, ac os ydyn ni’n meddwl y bydd o gymorth. Mae rhagor o wybodaeth ar gael am yr Uned Help Ychwanegol. 

Efallai y byddwn yn gofyn a allwn rannu eich gwybodaeth â chyflenwyr ynni neu gwmnïau post. Dim ond gyda’ch caniatâd chi y byddwn ni’n gwneud hyn ac os ydyn ni’n meddwl y gallai fod o gymorth i chi.

Monitro ansawdd ein gwasanaeth

Byddwn yn rhannu eich manylion cyswllt gyda'n partner ymchwil dibynadwy, Marketing Means, er mwyn iddo gysylltu â chi i gael adborth ar eich profiad gyda ni.

Ble rydym yn storio eich gwybodaeth ac am ba hyd

Mae eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel yn ein systemau.

Cynhelir ein systemau rheoli achosion yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE), a lle bynnag y bo modd, yn y DU.

Rydym yn cadw eich gwybodaeth am 6 blynedd ac yna'n ei gwneud yn ddienw - mae hyn yn golygu nad oes modd eich adnabod.

Mae'n bosibl y bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio mewn ffyrdd eraill hefyd, gan ddibynnu ar sut rydym yn cyfathrebu â chi.

Os ydych wedi defnyddio'r system e-bost neu ffurflen we ar-lein

Mae negeseuon e-bost rhyngoch chi a staff gwasanaeth defnyddwyr yn cael eu storio yn system e-bost y Cyngor ar Bopeth lleol lle mae'r cynghorydd yn gweithio. Dylai fod gan eich Cyngor ar Bopeth lleol ei bolisi ei hun ar gyfer sut mae'n cadw'r negeseuon e-bost hyn yn ddiogel. Mae negeseuon e-bost yn cael eu cadw am 6 mis cyn cael eu dileu.

Mae ceisiadau am gyngor drwy'r ffurflen we ar-lein yn cael eu storio mewn system bost ddiogel sy'n cael ei chynnal gan Datamotion am 30 diwrnod.

Os ydych wedi defnyddio gwasanaeth sgwrsio ar-lein

Mae sgyrsiau rhyngoch chi a staff y gwasanaeth defnyddwyr yn cael eu recordio a'u storio'n ddiogel gan ein partner dibynadwy, LivePerson. Mae trawsgrifiadau o sgyrsiau yn cael eu cadw am 13 mis cyn cael eu dileu.

Mae LivePerson yn storio data yn ddiogel yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) yn unol â chyfraith diogelu data.

Os ydych wedi cysylltu â ni dros y ffôn

Os ydych yn cysylltu â llinell gymorth y gwasanaeth defnyddwyr, mae galwadau ffôn yn cael eu recordio a'u storio'n ddiogel gan ein partner dibynadwy, KCOM. Mae recordiadau'n cael eu cadw am 6 mis cyn cael eu dileu.

Mae KCOM yn storio data yn ddiogel yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) yn unol â chyfraith diogelu data.

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i holi am y canlynol:

• pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym

• os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion

• os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion

Anfonwch neges atom: Operations@citizensadvice.org.uk.

Os rydym wedi rhannu eich gwybodaeth â sefydliad arall, efallai y bydd angen i chi gysylltu â nhw i wirio sut maen nhw’n storio’ch data.