Defnyddio’r Gwasanaeth Tystion - ein polisi preifatrwydd

Pan fyddwch yn cysylltu â ni, rydym yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch er mwyn eich cynorthwyo.

Rydym yn derbyn eich gwybodaeth trwy un o'r dulliau canlynol:

• ffurflen ar-lein ar wefan Cyngor ar Bopeth
• sefydliadau eraill - os ydynt yn trosglwyddo eich manylion i ni
• siarad â chi am yr achos - dros y ffôn neu wyneb yn wyneb
• ffurflen adborth sy'n cael ei rhoi i chi - ar bapur, tabled neu drwy e-bost
• cwynion neu adborth a anfonwch atom

Os ydych yn ffonio canolfan gyswllt Gwasanaeth Tystion Cyngor ar Bopeth, byddwn yn recordio'r sgwrs at ddibenion hyfforddi a monitro.

Os ydych o dan 16 oed, byddwn yn siarad â'ch rhiant, eich gwarcheidwad neu'ch gofalwr am eich achos - oni bai eu bod yn rhoi caniatâd i ni siarad â chi'n uniongyrchol.

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Rydym ond yn cofnodi gwybodaeth sy'n ein helpu i'ch cefnogi pan fyddwch yn rhoi tystiolaeth, neu pan fyddwch yn y llys. Mae hyn yn cynnwys eich enw, eich manylion cyswllt a sut rydych chi'n meddwl y gallwn eich cynorthwyo. Hefyd, rydym yn cofnodi gwybodaeth am eich anghenion cymorth, fel gwybodaeth am eich iechyd - byddwn yn gofyn am eich caniatâd i gofnodi'r wybodaeth hon.

Rydym yn cofnodi gwybodaeth sy'n cael ei rhoi gennych yn ein harolwg profiad tystion ac unrhyw waith ymchwil dilynol er mwyn ein helpu i fesur a gwella ein cymorth ar gyfer tystion.

Byddwn yn gofyn am wybodaeth ddemograffig fel eich rhywedd, anabledd a chyfeiriadedd rhywiol. Nid oes rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth hon os nad ydych chi eisiau.

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth bersonol, byddwn:

• dim ond yn gofyn am wybodaeth sydd ei hangen arnom

• esbonio pam mae ei angen arnom

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Fel arfer, rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth er mwyn eich cynorthwyo fel dioddefwr neu dyst.

Dim ond os oes gennym ni ‘fudd cyfreithlon’ i wneud hyn o dan gyfraith diogelu data y byddwn ni’n cyrchu’ch gwybodaeth am resymau eraill. Mae gennym fuddiant cyfreithlon i gael mynediad at eich data - er enghraifft:

• at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd

• i ymchwilio i gwynion

• i gael adborth gennych am ein gwasanaethau

• i'n helpu i wella ein gwasanaethau

Dim ond os oes angen y byddwn ni'n gadael i'n staff gael mynediad i'ch gwybodaeth ac rydyn ni'n eu hyfforddi nhw i ddefnyddio gwybodaeth bersonol yn ddiogel. Rydym bob amser yn dilyn y gyfraith diogelu data pan fyddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth.

Deall profiadau pobl

Rydym yn defnyddio rhywfaint o wybodaeth i greu ystadegau ynglŷn â phwy sy'n derbyn cymorth gennym, a'u profiad o fod yn ddioddefwr neu'n dyst. Mae'r wybodaeth hon yn ddienw bob amser - nid oes modd eich adnabod.

Rydym yn rhannu'r wybodaeth hon gyda chyllidwyr, rheoleiddwyr, adrannau'r llywodraeth a'r cyhoedd trwy ei chyhoeddi yn ein blogiau, adroddiadau, cyfrifon cyfryngau cymdeithasol a datganiadau i'r wasg.

Hefyd, mae'r ystadegau yn llywio ein gwaith ymchwil yn ymwneud â pholisi, ein hymgyrchoedd neu ein gwaith gyda'r cyfryngau.

Rhannu eich data â sefydliadau eraill

Rydym yn rhannu rhywfaint o'ch gwybodaeth â Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Mawrhydi (HMCTS), Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS), staff diogelwch G4S, neu gyfreithwyr yr amddiffyniad i'ch cynorthwyo yn eich rôl fel dioddefwr neu dyst. Er enghraifft, gallem rannu eich enw â HMCTS er mwyn i chi gael mynediad i adeilad y llys.

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth â’r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Rydym ni a’r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn gyfrifol am gadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel a sicrhau ein bod yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu ein bod yn 'reolwyr data ar y cyd' ar gyfer eich gwybodaeth bersonol.

Mewn sefyllfaoedd eraill, byddwn yn gofyn am eich caniatâd - er enghraifft, os oes angen i ni rannu gwybodaeth am eich crefydd gyda thywyswyr yn y llys er mwyn i chi dyngu'r llw cywir.

Os ydych am i ni eich atgyfeirio at sefydliad cymorth arall, mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â nhw er mwyn iddynt eich cynorthwyo. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd bob tro cyn gwneud hyn.

Os oes rhywbeth rydych wedi'i ddweud wrthym yn gwneud i ni feddwl y gallech chi neu rywun rydych chi'n ei adnabod fod mewn perygl difrifol o niwed, gallem ddweud wrth yr heddlu neu'r gwasanaethau cymdeithasol - er enghraifft os credwn y gallech frifo eich hun neu rywun arall. Byddwn yn siarad â chi cyn gwneud hyn fel arfer, oni bai y gallai hynny'n achosi mwy o niwed.

Mae'n rhaid i sefydliadau rydym yn rhannu eich data â nhw ei storio a'i ddefnyddio yn unol â chyfraith diogelu data - ni allant ei drosglwyddo na'i werthu heb eich caniatâd.

Ble rydym yn storio eich gwybodaeth ac am ba hyd

Pan gawn eich gwybodaeth am y tro cyntaf byddwn yn ei storio dros dro tra byddwn yn ei throsglwyddo i’n system wybodaeth. Byddwn yn dileu’r wybodaeth dros dro ar ôl 6 wythnos.

Ar ôl 6 mis rydym yn dileu unrhyw wybodaeth - a ellir cael ei ddefnyddio i'ch adnabod chi. Mae’r 6 mis yn dechrau ar ôl i'r treial neu'r achos ddod i ben neu ar ôl i'n cymorth ddod i ben - pa un bynnag yw'r olaf. 

Os bydd sefydliad arall yn eich cyfeirio atom, byddant yn anfon e-bost atom. Rydym yn dileu'r e-byst ar ôl 6 mis.

Os ydych yn cwyno amdanom, mae'n bosibl y bydd angen i ni gadw eich gwybodaeth am gyfnod hirach er mwyn ymchwilio i'r gŵyn. Fel arfer rydym yn cadw gwybodaeth am gwynion am 6 blynedd. Os yw eich cwyn yn ddifrifol neu os yw'n ymwneud â hawliad yswiriant neu anghydfod arall, rydym yn cadw'r wybodaeth am 16 mlynedd.

Cynhelir ein systemau rheoli achosion yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE), a lle bynnag y bo modd, yn y DU.

Mae'n bosibl y bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio mewn ffyrdd eraill hefyd, gan ddibynnu ar sut rydym yn cyfathrebu â chi.

Ni sy’n gyfrifol am gadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel a gwneud yn siŵr ein bod yn dilyn y gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu mai ni yw’r ‘rheolwr data’ ar gyfer eich gwybodaeth.

Os ydych yn cwblhau arolwg ar bapur neu ar dabled

Gallem ofyn i chi gwblhau arolwg ar bapur neu ar dabled y Gwasanaeth Tystion tra'ch bod:

• yn y llys

• mewn cyfarfod cyn neu ar ôl yr achos

Os ydych yn dewis defnyddio'r arolwg i roi adborth i ni, bydd eich atebion yn gyfrinachol. Byddwn yn defnyddio rhif adnabod yn hytrach nag eich enw i gysylltu eich profiad â'r math o gymorth a gawsoch. 

Mae'n bosibl y bydd angen i ni ddefnyddio rhif adnabod i ddarganfod eich enw os oes angen i ni ymateb i gŵyn neu fater diogelu. Bydd eich enw yn cael ei ddileu ar ôl 6 mis.

Cwblhau arolwg ar-lein drwy e-bost

Ni fyddwn yn anfon neges e-bost atoch ynglŷn â chwblhau arolwg os nad ydych wedi rhoi caniatâd i ni.

Bydd eich atebion yn ein helpu i ddeall y cysylltiad rhwng eich profiad a'r math o gymorth a gawsoch. Ar ôl derbyn eich atebion i'r arolwg, byddwn yn dileu eich cyfeiriad e-bost o'ch adborth. 

Mae eich atebion yn gysylltiedig â rhif adnabod am chwe mis, ac ar ôl hynny byddwn yn dileu'ch enw. Mae'n bosibl y bydd angen i ni ddefnyddio'r rhif adnabod i ddod o hyd i dyst:

• os oes angen i ni ymateb i gŵyn neu fater diogelu

• os ydych wedi cytuno i gymryd rhan mewn gwaith ymchwil pellach i ni

Rydym yn defnyddio cymhwysiad a elwir yn SmartSurvey gan sefydliad gwahanol i reoli arolygon ar-lein. Mae SmartSurvey yn cydymffurfio â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, a bydd eich data'n cael ei gadw'n ddiogel. Gallwch ddysgu mwy am bolisi preifatrwydd SmartSurvey.

Os ydych yn defnyddio e-bost

Mae negeseuon e-bost rhyngoch chi a staff y Gwasanaeth Tystion yn cael eu storio'n ddiogel yn system e-bost ein swyddfa. Mae negeseuon e-bost yn cael eu cadw yn y system am 6 mis ar ôl i'r treial neu'r achos ddod i ben cyn cael eu dileu.

Mae negeseuon e-bost rhwng staff y Gwasanaeth Tystion a'n partneriaid cyfiawnder troseddol, fel HMCTS neu Wasanaeth Erlyn y Goron, yn cael eu storio'n ddiogel mewn system Post Diogel Cyfiawnder Troseddol. Mae'r system hon yn cael ei chynnal gan Lywodraeth y DU yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) yn unol â chyfraith diogelu data. Mae negeseuon e-bost yn cael eu cadw yn y system am 6 mis cyn cael eu dileu.

Os ydym yn siarad â chi dros y ffôn

Os yw canolfan gyswllt y Gwasanaeth Tystion yn cysylltu â chi dros y ffôn, mae galwadau yn cael eu recordio a'u storio'n ddiogel gan ein partner dibynadwy, KCOM. Mae recordiadau'n cael eu cadw am 6 mis cyn cael eu dileu.

Os ydych chi'n cytuno i gael nodyn atgoffa apwyntiad trwy neges destun (SMS)

Os byddwch yn rhoi caniatâd i ni, mae’n bosibl y byddwn yn anfon negeseuon testun atoch i’ch atgoffa pan fydd gennych apwyntiad gyda ni.

Bydd y neges destun yn cynnwys:

• eich enw cyntaf

• dyddiad, amser a lleoliad eich apwyntiad

• manylion cyswllt ar gyfer Cyngor ar Bopeth

Nid yw ein negeseuon testun wedi'u hamgryptio ond nid ydynt yn cynnwys unrhyw wybodaeth arall y gellid ei defnyddio i'ch adnabod chi.

Rydym yn storio negeseuon testun ar ein system wybodaeth ac yn eu dileu ar yr un pryd â’r wybodaeth arall sydd gennym amdanoch.

Os ydych chi am roi'r gorau i gael nodyn atgoffa trwy neges destun, e-bostiwch ni ar witnessservice@citizensadvice.org.uk.

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar witnessservice@citizensadvice.org.uk unrhyw adeg i holi am y canlynol:

• pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym

• os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion

• os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion

Os ydych chi eisiau cwyno

Os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi ymdrin â'ch data, gallwch wneud cwyn trwy ein gwefan.