Cwyno am ein gwasanaeth - ein polisi preifatrwydd

Os ydych yn gwneud cwyn, rydym yn casglu gwybodaeth bersonol gennych er mwyn ein helpu i ymdrin â'ch cwyn.

Mae gennym 'fuddiant dilys' i gasglu eich gwybodaeth o dan gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu bod modd i ni gyflawni ein nodau a'n hamcanion fel sefydliad. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd bob amser cyn defnyddio eich gwybodaeth i ymdrin â'r gŵyn.

Rydym yn casglu eich gwybodaeth dros y ffôn, drwy e-bost, drwy ffurflen ar-lein neu lythyr - gan ddibynnu ar sut rydych yn cwyno.

Os oes rhywun yn cysylltu â ni ar eich rhan ynglŷn â chŵyn, byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn mewngofnodi unrhyw wybodaeth amdanoch.

Os ydych yn cwyno'n uniongyrchol i Cyngor ar Bopeth lleol

Bydd gan eich Cyngor ar Bopeth lleol ei bolisi ei hun yn ymwneud â sut mae'n casglu, yn defnyddio ac yn storio eich gwybodaeth. Cysylltwch â'ch Cyngor ar Bopeth lleol a gofynnwch am gael gweld ei bolisi - neu edrychwch ar ei gwefan.

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Er mwyn eich helpu gyda'ch cwyn, mae angen i ni wybod y canlynol:

• eich enw

• pa Gyngor ar Bopeth lleol rydych chi'n cwyno amdano

• un dull o gysylltu â chi - e-bost, ffôn neu gyfeiriad

• manylion y gŵyn

Nid oes rhaid i chi rannu'r wybodaeth hon â ni, ond byddwn yn gofyn i chi am y manylion canlynol hefyd:

• eich cyfeiriad

• eich rhif ffôn

• eich cyfeiriad e-bost

• eich problem - er enghraifft, a oeddech eisiau cymorth gyda dyled neu dai

Os ydych yn dweud wrthym fod gennych anabledd neu fod angen cymorth arnoch, byddwn yn nodi hynny hefyd er mwyn eich helpu i ddefnyddio ein gwasanaethau.

Os yw eich cwyn yn ymwneud â chyngor a gawsoch, mae'n bosibl y bydd angen i ni edrych ar y wybodaeth a gofnodwyd am eich problem. 

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Rydym yn defnyddio'r wybodaeth a gawn gennych i ymdrin â'ch cwyn.

Byddwn ond yn defnyddio eich gwybodaeth am resymau eraill os oes angen gwirioneddol i ni wneud hynny - er enghraifft:

• at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd

• i gynnwys ystadegau cwynion dienw mewn adroddiadau mewnol

Mae'r holl staff sy'n defnyddio data wedi cwblhau hyfforddiant diogelu data er mwyn sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei thrin yn sensitif ac yn ddiogel.

Rhannu eich gwybodaeth

Os yw eich cwyn yn ymwneud â'ch Cyngor ar Bopeth lleol, mae'n bosibl y byddwn yn atgyfeirio eich cwyn at rywun yno i ymchwilio iddi. Ni fyddwn yn gwneud hyn heb eich caniatâd.

Os ydych yn uwchgyfeirio eich cwyn i ddyfarnwr annibynnol allanol, byddwn yn rhannu gwybodaeth am eich cwyn ag ef.

Os yw eich cwyn yn ymwneud â hawliad yswiriant, mae'n bosibl y byddwn yn rhannu manylion eich cwyn â'n cynrychiolydd yswiriant, ADS.

Storio eich gwybodaeth

Byddwn yn storio eich gwybodaeth yn ddiogel yn ein systemau mewnol. 

Rydym yn cadw eich data am 6 blynedd. Os yw eich cwyn yn ddifrifol neu os yw'n ymwneud â hawliad yswiriant neu anghydfod arall, byddwn yn cadw'r wybodaeth am 16 mlynedd.

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i holi am y canlynol:

• pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym

• os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion

• os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion

Anfonwch neges atom: feedback@citizensadvice.org.uk.

Os ydych chi eisiau cwyno

Os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi ymdrin â'ch data, gallwch wneud cwyn ar ein gwefan.