Cwyn am broblem yn y gwaith – rhestr wirio llythyr cwyn

Gall y ffordd y byddwch chi’n cyflwyno eich llythyr cwyn helpu i ddatrys problem yn gynt.

Mae’r dudalen hon yn rhoi rhai rheolau sylfaenol ar gyfer ysgrifennu llythyr cwyn a rhestr wirio i wneud yn siŵr bod yr holl wybodaeth berthnasol yn eich llythyr.

Rheolau sylfaenol

• cofiwch gyfleu eich pwynt yn glir. Mae angen i chi roi digon o fanylion i'ch cyflogwr allu ymchwilio i'ch cwyn yn iawn. Gall crwydro oddi ar y pwynt fod yn ddryslyd ac ni fydd yn helpu eich achos

• cadwch at y ffeithiau. Peidiwch â gwneud honiadau neu gyhuddiadau na allwch eu profi

• peidiwch â defnyddio iaith dramgwyddus neu anweddus. Rydych yn llawer llai tebygol o gyflawni eich nod os ydych yn gwylltio neu’n codi gwrychyn y sawl sy’n darllen eich llythyr

• esboniwch sut roeddech chi’n teimlo am yr ymddygiad rydych chi’n cwyno amdano, ond peidiwch â defnyddio iaith emosiynol.

Beth i’w roi yn eich llythyr cwyn

• eich enw, cyfeiriad a rhif ffôn

• enw a chyfeiriad y cyflogwr

• gwnewch yn siŵr bod y llythyr wedi’i gyfeirio at yr unigolyn cywir. Dylai trefn gwyno'ch cyflogwr nodi pwy sy'n delio â chwynion. Os na, anfonwch hi at eich rheolwr. Os yw'r gŵyn yn ymwneud â'ch rheolwr, anfonwch hi at ei reolwr o. Os oes gan eich cyflogwr adran Adnoddau Dynol, mae’n bosibl y byddai'n syniad da anfon copi o'ch llythyr atyn nhw

• nodwch ffeithiau allweddol eich cwyn yn glir. Dywedwch beth ddigwyddodd a cheisiwch gynnwys dyddiad ac amser y digwyddiad, ble wnaeth o ddigwydd, enwau’r bobl dan sylw ac enwau unrhyw dystion

• os ydych chi’n gwneud cwyn am nad ydych chi wedi cael eich talu, neu nad ydych chi wedi cael digon o dâl, nodwch faint sy'n ddyledus i chi gan eich cyflogwr yn eich barn chi

• os yw eich cwyn yn ymwneud â chyfres o ddigwyddiadau, ceisiwch eu nodi yn y drefn y gwnaethant ddigwydd

• os na allwch chi gofio union ddyddiad, ond eich bod yn gwybod ei fod wedi digwydd cyn rhyw digwyddiad penodol, dywedwch hynny. Er enghraifft, gallech ddweud ‘Ychydig o ddyddiau cyn i mi fynd ar fy ngwyliau ar 14 Chwefror...’ neu ‘Ychydig cyn y parti Nadolig...’

• os ydych chi’n gweithio i sefydliad mawr ac na fydd y sawl sy’n delio â’ch cwyn yn adnabod yr unigolyn dan sylw, ceisiwch roi teitl ei swydd neu egluro ei rôl

• nodwch unrhyw dystiolaeth sydd gennych i gefnogi eich cwyn. Os oes gennych unrhyw wybodaeth i gefnogi eich cwyn, dylech ei chynnwys yn eich llythyr neu ddweud ei bod gennych ac y gallwch ei chyflwyno os oes angen. Er enghraifft, efallai fod gennych ddogfennau sy'n dangos faint y dylech gael eich talu, neu ddatganiad gan rywun a oedd yn yr un sefyllfa â chi ond a gafodd ei drin yn wahanol

• os oes gennych ateb rhesymol i'ch cwyn, dylech gynnwys hyn yn eich llythyr i'ch cyflogwr ei ystyried. Er enghraifft, efallai y byddwch am gael hyfforddiant, cael eich symud i swyddfa neu safle gwahanol, neu i'ch cyflogwr gynnig offer penodol ar gyfer anabledd. Byddwch yn rhesymol, fodd bynnag, mae’n bosibl na fydd gan eich cyflogwr yr adnoddau i gytuno ar yr hyn yr ydych yn gofyn amdano, neu mae’n bosibl na fydd yn gallu eich anfon am hyfforddiant yn ystod cyfnod prysur. Cofiwch eich bod yn ceisio gweithio gyda'ch cyflogwr i ddatrys y mater

• os ydych chi wedi ceisio datrys y mater yn anffurfiol yn gyntaf, er enghraifft, drwy siarad â’ch rheolwr, nodwch beth ddigwyddodd. Os cytunwyd ar unrhyw beth bryd hynny, ond nad yw wedi datrys y sefyllfa, dywedwch pam nad oedd wedi gweithio

• cofiwch lofnodi a dyddio’r cofnod.

Os nad ydych yn teimlo y gallwch ysgrifennu llythyr cwyn ar eich pen eich hun, gallwch gael help gan gynghorwr CAB neu gan eich undeb llafur os ydych yn aelod o un.

Y camau nesaf

• Llythyr i wneud cwyn