Pan fyddwch yn derbyn cyngor gan gynghorydd - ein polisi preifatrwydd

Rydym yn casglu ac yn defnyddio'r manylion a gawsom gennych er mwyn rhoi cymorth i chi. Mae gennym 'fuddiant dilys' i wneud hyn o dan gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu bod modd i ni gyflawni ein nodau a'n hamcanion fel sefydliad. Byddwn yn egluro sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bob amser.

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Byddwn ond yn gofyn am wybodaeth sy'n berthnasol i'ch problem. Gan ddibynnu ar natur y mater dan sylw, gallai'r wybodaeth gynnwys:

eich enw a'ch manylion cyswllt - fel y gallwn gadw mewn cysylltiad â chi ynglŷn â'ch achos
gwybodaeth bersonol - er enghraifft amgylchiadau teuluol, gwaith neu ariannol, neu os ydych yn agored i niwed neu mewn perygl o niwed
gwybodaeth am y gwasanaethau perthnasol sy'n achosi problemau i chi - fel ynni neu bost
manylion eitemau neu wasanaethau rydych wedi'u prynu a masnachwyr rydych wedi delio â nhw
gwybodaeth fel eich rhywedd, eich ethnigrwydd neu'ch cyfeiriadedd rhywiol

Weithiau byddwn yn gofyn am fanylion rhywun arall fel cymydog neu'ch partner er mwyn ymdrin ag ymholiad. Byddwn ond yn gwneud hyn os oes gennym fuddiant dilys yn y wybodaeth, neu os oes angen y wybodaeth arnom i ddiogelu bywyd rhywun.

Os nad ydych am roi gwybodaeth benodol i ni, nid oes rhaid i chi wneud hynny. Er enghraifft, os ydych eisiau aros yn ddienw, byddwn ond yn cofnodi gwybodaeth am eich problem ac yn sicrhau nad oes modd eich adnabod.

Byddwn yn gofyn am eich caniatâd bob amser cyn storio gwybodaeth am y canlynol:

cyflyrau iechyd
tarddiad ethnig
crefydd
aelodaeth o undeb llafur
cyfeiriadedd rhywiol

Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Cysylltwch â'ch Cyngor ar Bopeth lleol a dywedwch wrthym ba wybodaeth bersonol nad ydych am i ni ei storio - byddwn yn ei dileu.

Efallai y byddwn yn gofyn am eich caniatâd i gysylltu â chi yn ddiweddarach gydag arolwg ar-lein am eich profiad yn cael cymorth gennym ni. Gelwir hyn yn arolwg ‘Profiad y Cleient’.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Y prif reswm rydym yn gofyn am eich gwybodaeth yw ein helpu i ddatrys eich problem.

Rydym ond yn defnyddio eich gwybodaeth am resymau eraill os oes wir angen i ni wneud hynny. Mae cyfraith diogelu data yn caniatáu i ni wneud hyn cyn belled â'n bod naill ai'n cael eich caniatâd neu fod gennym fuddiant cyfreithlon. Er enghraifft, mae gennym fuddiant cyfreithlon i gael mynediad at eich data:

at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd
i ymchwilio i gwynion
i gael adborth gennych am ein gwasanaethau

i'n helpu i wella ein gwasanaethau

Mae'r holl gynghorwyr a staff sy'n defnyddio data wedi cael hyfforddiant diogelu data er mwyn sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei thrin yn sensitif ac yn ddiogel.

Deall problemau pobl

Rydym yn defnyddio rhywfaint o wybodaeth i greu ystadegau ynglŷn â phwy sy'n derbyn cymorth gennym, a nodi'r problemau mwyaf cyffredin. Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth rydych wedi’i dweud wrthym a’ch atebion i’r arolwg Profiad Cleient. Mae'r wybodaeth hon yn ddienw bob amser - nid oes modd eich adnabod.

Rydym yn rhannu'r wybodaeth hon gyda chyllidwyr, rheoleiddwyr, adrannau'r llywodraeth a'r cyhoedd trwy ei chyhoeddi yn ein blogiau, adroddiadau, cyfrifon cyfryngau cymdeithasol a datganiadau i'r wasg.

Hefyd, mae'r ystadegau yn llywio ein gwaith ymchwil yn ymwneud â pholisi, ein hymgyrchoedd neu ein gwaith gyda'r cyfryngau.

Efallai y byddwn yn defnyddio cwmni ymchwil i'n helpu i ddadansoddi'r wybodaeth. Mae gennym gytundeb gyda nhw i wneud yn siŵr eu bod yn storio data yn ddiogel ac yn dilyn deddfau diogelu data. Rydym yn dal yn gyfrifol am gadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel a gwneud yn siŵr ein bod yn dilyn y gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu mai ni yw’r ‘rheolwr data’ ar gyfer eich gwybodaeth.

Pan fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill

Gyda'ch caniatâd, mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill er mwyn:

helpu i ddatrys eich problem - er enghraifft, os ydych yn gofyn i ni gysylltu â'ch credydwyr mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu eich enw, eich cyfeiriad a'ch manylion ariannol gyda nhw
eich atgyfeirio'n gyflym at sefydliad arall i gael mwy o gyngor, os yw hynny'n berthnasol
helpu i gael mynediad at wasanaethau penodol - er enghraifft banciau bwyd neu Safonau Masnach
monitro ansawdd ein gwasanaethau

Mae'n rhaid i sefydliadau rydym yn rhannu eich data â nhw storio a defnyddio eich data yn unol â chyfraith diogelu data. Bydd ganddynt eu polisïau preifatrwydd eu hunain ar gyfer trin eich gwybodaeth a'i chadw'n ddiogel.

Mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau penodol, gan ddibynnu ar ba wasanaeth rydych yn ei ddefnyddio.

Os ydych yn byw yng Nghymru, byddwn yn defnyddio system a elwir yn Refernet os oes angen i ni eich atgyfeirio at sefydliad arall - neu os yw sefydliad arall yn eich atgyfeirio atom ni.

Os ydych yn cael eich atgyfeirio drwy Refernet, bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel ar system Refernet. Rydym yn cadw eich gwybodaeth ar Refernet am flwyddyn ar ôl dyddiad eich atgyfeirio. Ar ôl blwyddyn, mae eich gwybodaeth yn cael ei dileu.

Os cewch gyngor wyneb yn wyneb (yn bersonol)

Mae’n bosibl y bydd Profi ac Olrhain y GIG neu sefydliadau iechyd cyhoeddus lleol yn gofyn i ni rannu eich enw, manylion cyswllt a dyddiad eich ymweliad. Mae hyn er mwyn helpu i olrhain achosion o coronafirws. Mae gennym fuddiant cyfreithlon i rannu’r wybodaeth hon o dan gyfraith diogelu data.

Ni fyddwn yn:

rhannu gwybodaeth am reswm eich ymweliad
rhannu eich manylion cyswllt ag unrhyw un ac eithrio Profi ac Olrhain neu sefydliad iechyd cyhoeddus lleol

Yn wahanol i’r mwyafrif o sefyllfaoedd, ni fyddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn i ni rannu eich manylion cyswllt. Os nad ydych am i ni rannu'r wybodaeth hon, gallwch ddweud wrth eich swyddfa leol eich bod am optio allan. Os nad ydych am roi eich manylion cyswllt o gwbl i ni, byddwn yn dal i allu rhoi cyngor i chi.

Mae’n bosibl y bydd Profi ac Olrhain y GIG yn cysylltu â chi pe baech yn ymweld ar yr un pryd â rhywun a brofodd yn bositif am y coronafirws. Gallwch chi:

Dysgwch mwy am Brofi ac Olrhain yng Nghymru ar wefan Llywodraeth Cymru
Dysgwch fwy am Brofi ac Olrhain yn Lloegr ar GOV.UK

Os oes gennych chi ap Profi ac Olrhain y GIG ar eich ffôn gallwch ‘gofnodi’ yn rhai o’n swyddfeydd Cyngor ar Bopeth lleol. Gallwch barhau i gael cyngor hyd yn oed os nad ydych yn mewngofnodi ar yr ap. Gallwch chi:

Darganfod sut y bydd ap Profi ac Olrhain y GIG yn defnyddio eich gwybodaeth ar GOV.UK
lawrlwytho ap Profi ac Olrhain y GIG o NHS.UK

Os rydych angen taleb banc bwyd

Byddwn yn gofyn am eich caniatâd i rannu'ch gwybodaeth ag Ymddiriedolaeth Trussell - maen nhw'n rhedeg banciau bwyd ledled y wlad. Gallwch wirio polisi preifatrwydd Ymddiriedolaeth Trussell ar eu gwefan.

Os yw’ch cynghorydd yn gwneud cais i’r cynllun ‘Breathing Space’ i’ch diogelu rhag eich credydwyr

Byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth gyda’r Gwasanaeth Ansolfedd os byddwch yn penderfynu mynd i mewn i 'Breathing Space'. Bydd y Gwasanaeth Ansolfedd yn storio eich manylion cyswllt a gwybodaeth am eich dyledion ar eu system 'breathing space' ar-lein. Bydd eich credydwyr yn gallu gweld eich gwybodaeth ar y system, ond dim ond ar gyfer dyledion sy'n ddyledus iddynt.

Os ydych yn gleient elusen wahanol sy’n darparu cyngor ac wedi defnyddio'r Prosiect Cyngor ar Ddyled

Mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu'n ddiogel gyda ni gan yr elusen a ddarparodd gyngor i chi. Rydym yn rhannu'r wybodaeth hon gyda'r Gwasanaeth Cynghori Ariannol, ein cyllidwr, fel rhan o'n prosesau adrodd rheolaidd.

Mae’r wybodaeth hon yn cynnwys:

eich enw, manylion cyswllt a chod post
eich gwybodaeth ddemograffig - fel eich oedran, rhywedd ac ethnigrwydd
eich statws cyflogaeth a thai
eich incwm a'ch dyledion
pa fath o gyngor a gawsoch a'r canlyniad
a oeddech wedi'ch atgyfeirio at sefydliad arall

Bydd gan yr elusen a ddarparodd gyngor i chi ei pholisi ei hun yn ymwneud â sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich data.

Os gwnaethoch ddefnyddio ein gwasanaeth cyngor ar ddyledion cyn 1 Ionawr 2019

Pan gawsoch gyngor ar ddyledion gennym mae'n bosibl ein bod wedi rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda'n cyllidwr, y Gwasanaeth Cynghori Ariannol. Roeddem wedi gofyn am eich caniatâd cyn gwneud hyn fel bod y Gwasanaeth Cynghori Ariannol yn gallu gwirio ansawdd ein cyngor.

Ar 1 Ionawr 2019, sefydlwyd Corff Cyfarwyddyd Ariannol Sengl newydd drwy uno'r Gwasanaeth Cynghori Ariannol, Pension Wise a'r Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau.

O ganlyniad, mae'r Gwasanaeth Cynghori Ariannol wedi trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i'r canlynol:

Llywodraeth Cymru - os ydych yn byw yng Nghymru
Y Corff Cyfarwyddyd Ariannol Sengl - os ydych yn byw yn Lloegr
Yr Adran Cymunedau (DfC) - os ydych yn byw yng Ngogledd Iwerddon

Rhaid i'r sefydliadau hyn gadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn unol â chyfraith diogelu data - ni allant ei throsglwyddo na'i gwerthu heb eich caniatâd.

Gwiriwch sut mae'r Gwasanaeth Cynghori Ariannol yn defnyddio'ch gwybodaeth.

Os ydym yn pryderu am eich diogelwch chi neu ddiogelwch rhywun arall

Os oes rhywbeth rydych wedi'i ddweud wrthym yn gwneud i ni feddwl y gallech chi neu rywun rydych chi'n ei adnabod fod mewn perygl difrifol o niwed, gallem ddweud wrth yr heddlu neu'r gwasanaethau cymdeithasol - er enghraifft os credwn y gallech chi frifo eich hun neu rywun arall.

Storio eich gwybodaeth - os ydych yn cysylltu â ni ar-lein, dros y ffôn neu wyneb yn wyneb

Waeth a ydych yn derbyn cyngor wyneb yn wyneb, dros y ffôn, drwy e-bost neu sgwrs, bydd ein cynghorydd yn cofnodi eich holl wybodaeth, gohebiaeth a nodiadau yn ymwneud â'ch problem yn ein systemau rheoli achosion diogel. Mae gennym 'fuddiant dilys' i wneud hyn o dan gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu bod modd i ni gyflawni ein nodau a'n hamcanion fel sefydliad.

Hefyd, mae'n bosibl y bydd rhywfaint o'ch gwybodaeth yn cael ei chadw yn ein systemau e-bost a TG diogel.

Os oes angen i gynghorydd weld eich dogfennau, efallai y bydd yn dweud wrthych sut i uwchlwytho copïau o'r dogfennau i system ar-lein ddiogel. Bydd y cynghorydd wedyn yn symud y dogfennau o'r system ar-lein i'n system rheoli achosion.

Rydym yn cadw eich gwybodaeth am 6 blynedd. Os yw eich achos wedi bod yn destun cwyn ddifrifol, hawliad yswiriant neu anghydfod arall, rydym yn cadw'r data am 16 mlynedd.

Os ydych yn defnyddio'r Uned Help Ychwanegol, rydym yn cadw eich gwybodaeth am 3 blynedd ar ôl cau eich achos.

Cynhelir ein systemau rheoli achosion o fewn yr AEE a lle bynnag y bo modd, yn y DU.
Mae'r rhan fwyaf o'n partneriaid dibynadwy yn storio eu data'n ddiogel yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA) yn unol â chyfraith diogelu data.

Mae'n bosibl y byddwn yn storio eich data mewn lleoedd eraill, gan ddibynnu ar sut cawsoch afael ar ein cyngor.

Os ydych yn cysylltu â ni i gael cyngor trwy sgwrs neu neges e-bost

Byddwn yn cadw'r trawsgrifiad o'ch sgwrs neu'ch ffurflen gais e-bost yn gofyn am gyngor yn ein systemau rheoli achosion am 6 blynedd.

Yn y rhan fwyaf o achosion, mae'r trawsgrifiad neu'r ffurflen e-bost hefyd yn cael eu storio mewn system ar-lein a gynhelir gan ein partner dibynadwy LivePerson.

Bydd LivePerson yn dileu'r holl ddata ar ôl 13 mis.

Gall ein cynghorwyr sgwrs weld y wybodaeth hon pan fyddant yn sgwrsio â chi, ond nid yw'n cael ei chopïo i'ch cofnod achos.

Rydym yn defnyddio'r data hwn i wella'r cyngor rydym yn ei ddarparu i chi. Rydym yn ei ddefnyddio i ymchwilio i anghenion ein defnyddwyr hefyd. Mae hyn yn ein helpu i sicrhau bod pobl mewn ardaloedd gwahanol sy'n defnyddio dyfeisiau a systemau gwahanol yn gallu defnyddio ein gwefan a'n gwasanaeth sgwrsio.

Mae'r system sgwrsio yn cadw ystadegau dienw fel y gallwn olrhain defnydd a pherfformiad y gwasanaeth sgwrsio. Nid yw'r data hwn yn cynnwys eich gwybodaeth bersonol.

Mae data yn ein system sgwrsio yn cael ei storio'n ddiogel yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA) yn unol â chyfraith diogelu data.

Gallwch ofyn am gopi o'ch sgwrs gael ei e-bostio'n ddiogel atoch chi. Anfonwr y neges e-bost fydd transcripts@citizensadvice.org.uk.

Mae unrhyw negeseuon e-bost rhyngoch chi a'ch cynghorydd yn cael eu storio yn system e-bost y ganolfan Cyngor ar Bopeth leol lle mae'r cynghorydd yn gweithio. Dylai'r Cyngor ar Bopeth lleol fod â’i pholisi ei hun ar gyfer sut mae'n cadw'r negeseuon e-bost hyn yn ddiogel.

Os ydych yn datgelu manylion sensitif amdanoch eich hun, byddwn yn gofyn am eich caniatâd i'w defnyddio a'u storio. Mae hyn yn cynnwys:

cyflyrau iechyd
tarddiad ethnig
crefydd
aelodaeth o undeb llafur
cyfeiriadedd rhywiol

Os ydych yn defnyddio'r Uned Help Ychwanegol, mae negeseuon e-bost rhyngoch chi a'ch cynghorydd yn cael eu cadw ar gronfa ddata Post Gwasanaeth ac yn cael eu dileu 3 blynedd ar ôl i ni gau eich achos.

Os ydych yn derbyn cyngor dros y ffôn

Os ydych yn ein ffonio, byddwn yn recordio'r sgwrs at ddibenion hyfforddi a monitro.

Wrth ffonio, byddwch yn clywed neges wedi'i recordio yn dweud sut rydym yn defnyddio ac yn storio eich gwybodaeth - gallwch roi gwybod i'r cynghorydd os ydych yn anghytuno.

Mae galwadau ffôn yn cael eu recordio gan ein partner dibynadwy, KCOM. Byddant yn cael eu dileu ar ôl 6 mis.

Os ydych yn cytuno i gael nodyn atgoffa apwyntiad trwy neges destun (SMS)

Os byddwch yn rhoi caniatâd i ni, efallai y byddwn yn anfon negeseuon testun atoch i'ch atgoffa pan fydd gennych apwyntiad.

Os byddwn yn anfon neges atoch bydd yn cynnwys dyddiad, amser a lleoliad eich apwyntiad. Gallai hefyd gynnwys rhai manylion personol amdanoch chi, fel eich enw cyntaf, fel eich bod yn gwybod bod y neges gan Cyngor ar Bopeth.

Rydym yn defnyddio system o'r enw 'Notify' i anfon negeseuon testun. Mae 'Notify' yn storio unrhyw negeseuon y mae'n eu hanfon am 7 diwrnod ac yna'n eu dileu yn awtomatig. Gallwch wirio sut mae 'Notify' yn cadw’ch data’n ddiogel ar GOV.UK.

Ni sy'n gyfrifol am gadw'ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel a sicrhau ein bod yn dilyn y gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu mai ni yw’r ‘rheolydd data’ ar gyfer eich gwybodaeth.

Os ydych yn derbyn cyngor trwy Skype neu ap fel WhatsApp

Dylai fod gan eich Cyngor ar Bopeth lleol ei bolisi ei hun yn ymwneud â sut mae’n storio eich gwybodaeth drwy'r sianeli hyn. Cysylltwch â'ch Cyngor ar Bopeth lleol a gofynnwch am gael gweld y polisi - neu edrychwch ar ei gwefan.

Os yw eich cynghorydd yn eich atgyfeirio at Wasanaeth Cyngor ar Bopeth arall

Mae rhai gwasanaethau Cyngor ar Bopeth eraill yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth mewn ffyrdd gwahanol.

Os nad yw eich gwasanaeth wedi'i restru yma, nid oes angen i ni roi unrhyw wybodaeth ychwanegol i chi.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at wasanaeth defnyddwyr Cyngor ar Bopeth, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at Wasanaeth Tîm Gorchymyn Rhyddhau o Ddyled Cyngor ar Bopeth, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at Wasanaeth Tystion Cyngor ar Bopeth, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at Pension Wise, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i holi am y canlynol:

pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym
os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion
os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion

Os ydych chi'n gwybod pa Gyngor ar Bopeth lleol sydd wedi ymdrin â'ch achos, cysylltwch â nhw'n uniongyrchol i holi am y wybodaeth sydd ganddynt amdanoch.

Os nad ydych yn gwybod pa elusen sydd wedi ymdrin â'ch achos, cysylltwch â'ch Cyngor ar Bopeth lleol a gofyn i’r ganolfan edrych yn eich cofnodion achos i gael gwybod.

Os ydych chi eisiau cwyno

Os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi ymdrin â'ch data, gallwch gwyno.