Neidio i’r llywio Neidio i’r cynnwys Neidio i’r troedyn

Defnyddio’r Gwasanaeth Tystion - ein polisi preifatrwydd

Pan fyddwch yn cysylltu â ni, rydym yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch er mwyn eich cynorthwyo.

Rydym yn casglu eich gwybodaeth er mwyn cyflawni ein nodau a'n hamcanion fel sefydliad wrth roi cymorth i chi. Cyfeirir at y broses hon fel bod â 'buddiant dilys' yn unol â'r gyfraith diogelu data.

Rydym yn derbyn eich gwybodaeth trwy un o'r dulliau canlynol:

  • ffurflen ar-lein ar wefan Cyngor ar Bopeth
  • sefydliadau eraill - os ydynt yn trosglwyddo eich manylion i ni
  • siarad â chi am yr achos - dros y ffôn neu wyneb yn wyneb
  • ffurflen adborth sy'n cael ei rhoi i chi - ar bapur, dyfais llechen neu drwy e-bost

Os ydych yn ffonio canolfan gyswllt Gwasanaeth Tystion Cyngor ar Bopeth, byddwn yn recordio'r sgwrs at ddibenion hyfforddi a monitro.

Os ydych o dan 16 oed, byddwn yn siarad â'ch rhiant, eich gwarcheidwad neu'ch gofalwr am eich achos - oni bai eu bod yn rhoi caniatâd i ni siarad â chi'n uniongyrchol.

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Rydym ond yn cofnodi gwybodaeth sy'n ein helpu i'ch cefnogi pan fyddwch yn rhoi tystiolaeth, neu pan fyddwch yn y llys. Mae hyn yn cynnwys eich enw, eich manylion cyswllt a sut rydych chi'n meddwl y gallwn eich cynorthwyo. Hefyd, rydym yn cofnodi gwybodaeth am eich anghenion cymorth, fel gwybodaeth am eich iechyd - byddwn yn gofyn am eich caniatâd i gofnodi'r wybodaeth hon.

Rydym yn cofnodi gwybodaeth sy'n cael ei rhoi gennych yn ein harolwg profiad tystion ac unrhyw waith ymchwil dilynol er mwyn ein helpu i fesur a gwella ein cymorth ar gyfer tystion.

Byddwn yn gofyn am wybodaeth ddemograffig fel eich rhywedd, anabledd a chyfeiriadedd rhywiol. Nid oes rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth hon os nad ydych chi eisiau.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Fel arfer, rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth er mwyn eich cynorthwyo fel dioddefwr neu dyst. Rydym ond yn defnyddio eich gwybodaeth am resymau eraill os oes wir angen i ni wneud hynny - er enghraifft:

  • at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd

  • i ymchwilio i gwynion

  • i gael adborth gennych am ein gwasanaethau

  • i'n helpu i wella ein gwasanaethau

Deall profiadau pobl

Rydym yn defnyddio rhywfaint o wybodaeth i greu ystadegau ynglŷn â phwy sy'n derbyn cymorth gennym, a nodi'r problemau mwyaf cyffredin. Mae'r wybodaeth hon yn ddienw bob amser - nid oes modd eich adnabod.

Rydym yn rhannu'r wybodaeth hon gyda chyllidwyr, rheoleiddwyr, adrannau'r llywodraeth a'r cyhoedd trwy ei chyhoeddi yn ein blogiau, adroddiadau, cyfrifon cyfryngau cymdeithasol a datganiadau i'r wasg.

Hefyd, mae'r ystadegau yn llywio ein gwaith ymchwil yn ymwneud â pholisi, ein hymgyrchoedd neu ein gwaith gyda'r cyfryngau.

Rhannu eich data â sefydliadau eraill

Rydym yn rhannu rhywfaint o'ch gwybodaeth â Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Mawrhydi (HMCTS), Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS), staff diogelwch G4S, neu gyfreithwyr yr amddiffyniad i'ch cynorthwyo yn eich rôl fel dioddefwr neu dyst. Er enghraifft, gallem rannu eich enw â HMCTS er mwyn i chi gael mynediad i adeilad y llys.

Weithiau gallem wneud hyn heb eich caniatâd, ond dim ond er mwyn eich cynorthwyo fel dioddefwr neu dyst. Term y sail gyfreithiol ar gyfer hyn yw 'tasg gyhoeddus'.

Mewn sefyllfaoedd eraill, byddwn yn gofyn am eich caniatâd - er enghraifft, os oes angen i ni rannu gwybodaeth am eich crefydd gyda thywyswyr yn y llys er mwyn i chi dyngu'r llw cywir.

Os ydych am i ni eich atgyfeirio at sefydliad cymorth arall, mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â nhw er mwyn iddynt eich cynorthwyo. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd bob tro cyn gwneud hyn.

Os oes rhywbeth rydych wedi'i ddweud wrthym yn gwneud i ni feddwl y gallech chi neu rywun rydych chi'n ei adnabod fod mewn perygl difrifol o niwed, gallem ddweud wrth yr heddlu neu'r gwasanaethau cymdeithasol - er enghraifft os credwn y gallech frifo eich hun neu rywun arall. Byddwn yn siarad â chi cyn gwneud hyn fel arfer, oni bai y gallai hynny'n achosi mwy o niwed.

Mae'n rhaid i sefydliadau rydym yn rhannu eich data â nhw ei storio a'i ddefnyddio yn unol â chyfraith diogelu data - ni allant ei drosglwyddo na'i werthu heb eich caniatâd.

Ble rydym yn storio eich gwybodaeth ac am ba hyd

Mae eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel yn ein systemau mewnol. Rydym yn cadw eich gwybodaeth am 6 mis ar ôl i'r treial neu'r achos ddod i ben neu ar ôl i'n cymorth ddod i ben - pa un bynnag yw'r olaf. Mae'ch enw yn cael ei ddileu o gofnod eich gwybodaeth wedyn.

Os ydych yn cwyno amdanom, mae'n bosibl y bydd angen i ni gadw eich gwybodaeth am gyfnod hirach er mwyn ymchwilio i'r gŵyn. Fel arfer rydym yn cadw gwybodaeth am gwynion am 6 blynedd. Os yw eich cwyn yn ddifrifol neu os yw'n ymwneud â hawliad yswiriant neu anghydfod arall, rydym yn cadw'r wybodaeth am 16 mlynedd.

Cynhelir ein systemau rheoli achosion yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE), a lle bynnag y bo modd, yn y DU.

Mae'n bosibl y bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio mewn ffyrdd eraill hefyd, gan ddibynnu ar sut rydym yn cyfathrebu â chi.

Os ydych yn cwblhau arolwg ar bapur neu ar ddyfais llechen

Gallem ofyn i chi gwblhau arolwg ar bapur neu ar ddyfais llechen y Gwasanaeth Tystion:

  • yn y llys

  • mewn cyfarfod cyn neu ar ôl yr achos

Os ydych yn dewis defnyddio'r arolwg i roi adborth i ni, bydd eich atebion yn gyfrinachol. Byddwn yn defnyddio rhif adnabod yn hytrach nag eich enw i gysylltu eich profiad â'r math o gymorth a gawsoch. 

Mae'n bosibl y bydd angen i ni ddefnyddio rhif adnabod i ddarganfod eich enw os oes angen i ni ymateb i gŵyn neu fater diogelu. Bydd eich enw yn cael ei ddileu ar ôl 6 mis.

Cwblhau arolwg ar-lein drwy e-bost

Ni fyddwn yn anfon neges e-bost atoch ynglŷn â chwblhau arolwg os nad ydych wedi rhoi caniatâd i ni.

Bydd eich atebion yn ein helpu i ddeall y cysylltiad rhwng eich profiad a'r math o gymorth a gawsoch. Ar ôl derbyn eich atebion i'r arolwg, byddwn yn dileu eich cyfeiriad e-bost o'ch adborth. 

Mae eich atebion yn gysylltiedig â rhif adnabod am chwe mis, ac ar ôl hynny byddwn yn dileu'ch enw. Mae'n bosibl y bydd angen i ni ddefnyddio'r rhif adnabod i ddod o hyd i dyst:

  • os oes angen i ni ymateb i gŵyn neu fater diogelu

  • os ydych wedi cytuno i gymryd rhan mewn gwaith ymchwil pellach i ni

Rydym yn defnyddio cymhwysiad a elwir yn SmartSurvey gan sefydliad gwahanol i reoli arolygon ar-lein. Mae SmartSurvey yn cydymffurfio â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, a bydd eich data'n cael ei gadw'n ddiogel. Gallwch ddysgu mwy am bolisi preifatrwydd SmartSurvey.

Os ydych yn defnyddio e-bost

Mae negeseuon e-bost rhyngoch chi a staff y Gwasanaeth Tystion yn cael eu storio'n ddiogel yn system e-bost ein swyddfa. Mae negeseuon e-bost yn cael eu cadw yn y system am 6 mis ar ôl i'r treial neu'r achos ddod i ben cyn cael eu dileu.

Mae negeseuon e-bost rhwng staff y Gwasanaeth Tystion a'n partneriaid cyfiawnder troseddol, fel HMCTS neu Wasanaeth Erlyn y Goron, yn cael eu storio'n ddiogel mewn system Post Diogel Cyfiawnder Troseddol. Mae'r system hon yn cael ei chynnal gan Lywodraeth y DU yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) yn unol â chyfraith diogelu data. Mae negeseuon e-bost yn cael eu cadw yn y system am 6 mis cyn cael eu dileu.

Os ydym yn siarad â chi dros y ffôn

Os yw canolfan gyswllt y Gwasanaeth Tystion yn cysylltu â chi dros y ffôn, mae galwadau yn cael eu recordio a'u storio'n ddiogel gan ein partner dibynadwy, KCOM. Mae recordiadau'n cael eu cadw am 6 mis cyn cael eu dileu.

Mae KCOM yn storio data yn ddiogel yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) yn unol â chyfraith diogelu data.

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i holi am y canlynol:

  • pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym

  • os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion

  • os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion

Anfonwch neges atom: witnessservice@citizensadvice.org.uk.

Os ydych chi eisiau cwyno

Os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi ymdrin â'ch data, gallwch gwyno.