Neidio i’r llywio Neidio i’r cynnwys Neidio i’r troedyn

Pan fyddwch yn derbyn cyngor gan gynghorydd - ein polisi preifatrwydd

Rydym yn casglu ac yn defnyddio'r manylion a gawsom gennych er mwyn rhoi cymorth i chi. Mae gennym 'fuddiant dilys' i wneud hyn o dan gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu bod modd i ni gyflawni ein nodau a'n hamcanion fel sefydliad. Byddwn yn egluro sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bob amser.

Os ydych yn defnyddio ein Prosiect Cyngor ar Ddyled a'ch bod wedi cael eich cyfeirio atom gan elusen arall sy’n darparu cyngor, bydd yn defnyddio ffurflen atgyfeirio i anfon eich gwybodaeth atom. Bydd yn gofyn am eich caniatâd cyn anfon eich gwybodaeth atom.

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Byddwn ond yn gofyn am wybodaeth sy'n berthnasol i'ch problem. Gan ddibynnu ar natur y mater dan sylw, gallai'r wybodaeth hon gynnwys:

  • eich enw a'ch manylion cyswllt - fel y gallwn gadw mewn cysylltiad â chi ynglŷn â'ch achos

  • gwybodaeth bersonol - er enghraifft amgylchiadau teuluol, gwaith neu ariannol, neu os ydych yn agored i niwed neu mewn perygl o niwed

  • gwybodaeth am y gwasanaethau perthnasol sy'n achosi problemau i chi - fel ynni neu bost

  • manylion eitemau neu wasanaethau rydych wedi'u prynu a masnachwyr rydych wedi delio â nhw

  • gwybodaeth fel eich rhywedd, eich ethnigrwydd neu'ch cyfeiriadedd rhywiol

Weithiau byddwn yn gofyn am fanylion rhywun arall fel cymydog neu'ch partner er mwyn ymdrin ag ymholiad. Byddwn ond yn gwneud hyn os oes gennym fuddiant dilys yn y wybodaeth, neu os oes angen y wybodaeth arnom i ddiogelu bywyd rhywun.

Os nad ydych am roi gwybodaeth benodol i ni, nid oes rhaid i chi wneud hynny. Er enghraifft, os ydych eisiau aros yn ddienw, byddwn ond yn cofnodi gwybodaeth am eich problem ac yn sicrhau nad oes modd eich adnabod.

Byddwn yn gofyn am eich caniatâd bob amser cyn storio gwybodaeth am y canlynol:

  • cyflyrau iechyd

  • tarddiad ethnig

  • crefydd

  • aelodaeth o undeb llafur

  • cyfeiriadedd rhywiol

Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Dywedwch wrthym ba wybodaeth bersonol nad ydych am i ni ei storio a byddwn yn ei dileu.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Y prif reswm rydym yn gofyn am eich gwybodaeth yw ein helpu i ddatrys eich problem.
Rydym ond yn defnyddio eich gwybodaeth am resymau eraill os oes wir angen i ni wneud hynny - er enghraifft:

  • at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd

  • i ymchwilio i gwynion

  • i gael adborth gennych am ein gwasanaethau

  • i'n helpu i wella ein gwasanaethau

Mae'r holl gynghorwyr a staff sy'n defnyddio data wedi cael hyfforddiant diogelu data er mwyn sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei thrin yn sensitif ac yn ddiogel.

Deall problemau pobl

Rydym yn defnyddio rhywfaint o wybodaeth i greu ystadegau ynglŷn â phwy sy'n derbyn cymorth gennym, a nodi'r problemau mwyaf cyffredin. Mae'r wybodaeth hon yn ddienw bob amser - nid oes modd eich adnabod.

Rydym yn rhannu'r wybodaeth hon gyda chyllidwyr, rheoleiddwyr, adrannau'r llywodraeth a'r cyhoedd trwy ei chyhoeddi yn ein blogiau, adroddiadau, cyfrifon cyfryngau cymdeithasol a datganiadau i'r wasg.

Hefyd, mae'r ystadegau yn llywio ein gwaith ymchwil yn ymwneud â pholisi, ein hymgyrchoedd neu ein gwaith gyda'r cyfryngau.

Pan fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill

Gyda'ch caniatâd, mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill er mwyn:

  • helpu i ddatrys eich problem - er enghraifft, os ydych yn gofyn i ni gysylltu â'ch credydwyr mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu eich enw, eich cyfeiriad a'ch manylion ariannol gyda nhw

  • eich atgyfeirio'n gyflym at sefydliad arall i gael mwy o gyngor, os yw hynny'n berthnasol

  • monitro ansawdd ein gwasanaethau 

Mae'n rhaid i sefydliadau rydym yn rhannu eich data â nhw storio a defnyddio eich data yn unol â chyfraith diogelu data. Bydd ganddynt eu polisïau preifatrwydd eu hunain ar gyfer trin eich gwybodaeth a'i chadw'n ddiogel.

Mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau penodol, gan ddibynnu ar ba wasanaeth rydych yn ei ddefnyddio.

Os ydych yn byw yng Nghymru, byddwn yn defnyddio system a elwir yn Refernet os oes angen i ni eich atgyfeirio at sefydliad arall - neu os yw sefydliad arall yn eich atgyfeirio atom ni.

Os ydych yn cael eich atgyfeirio drwy Refernet, bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel ar system Refernet. Rydym yn cadw eich gwybodaeth ar Refernet am flwyddyn ar ôl dyddiad eich atgyfeirio. Ar ôl blwyddyn, mae eich gwybodaeth yn cael ei dileu.

Os ydych yn gleient elusen wahanol sy’n darparu cyngor ac wedi defnyddio'r Prosiect Cyngor ar Ddyled

Mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu'n ddiogel gyda ni gan yr elusen a ddarparodd gyngor i chi. Rydym yn rhannu'r wybodaeth hon gyda'r Gwasanaeth Cynghori Ariannol, ein cyllidwr, fel rhan o'n prosesau adrodd rheolaidd.

Mae’r wybodaeth hon yn cynnwys:

  • eich enw, manylion cyswllt a chod post

  • eich gwybodaeth ddemograffig - fel eich oedran, rhywedd ac ethnigrwydd

  • eich statws cyflogaeth a thai

  • eich incwm a'ch dyledion

  • pa fath o gyngor a gawsoch a'r canlyniad

  • a oeddech wedi'ch atgyfeirio at sefydliad arall

Bydd gan yr elusen a ddarparodd gyngor i chi ei pholisi ei hun yn ymwneud â sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich data.

Os ydym yn pryderu am eich diogelwch chi neu ddiogelwch rhywun arall

Os oes rhywbeth rydych wedi'i ddweud wrthym yn gwneud i ni feddwl y gallech chi neu rywun rydych chi'n ei adnabod fod mewn perygl difrifol o niwed, gallem ddweud wrth yr heddlu neu'r gwasanaethau cymdeithasol - er enghraifft os credwn y gallech chi frifo eich hun neu rywun arall.

Derbyn adborth ar ein gwasanaeth

Gyda'ch caniatâd, byddwn yn rhannu eich manylion cyswllt gyda'n partner ymchwil dibynadwy er mwyn iddo gysylltu â chi i gael adborth ar eich profiad gyda ni. Rydym yn defnyddio partneriaid ymchwil gwahanol gan ddibynnu ar sut rydych chi'n defnyddio ein gwasanaethau.

Ffynhonnell y cyngor a gawsochPartner ymchwil
Advicelink (ein gwasanaeth ffôn yng Nghymru) Marketing Means
Uned Help Ychwanegol (cyngor ar ynni) yng Nghymru neu Loegr Accent
Prosiect Cyngor ar Ddyled yng Nghymru neu Loegr Recognising Excellence, Optimisa and PWC Research

Storio eich gwybodaeth - os ydych yn cysylltu â ni ar-lein, dros y ffôn neu wyneb yn wyneb

Waeth a ydych yn derbyn cyngor wyneb yn wyneb, dros y ffôn, drwy e-bost neu sgwrs, bydd ein cynghorydd yn cofnodi eich holl wybodaeth, gohebiaeth a nodiadau yn ymwneud â'ch problem yn ein systemau rheoli achosion diogel. Mae gennym 'fuddiant dilys' i wneud hyn o dan gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu bod modd i ni gyflawni ein nodau a'n hamcanion fel sefydliad.

Hefyd, mae'n bosibl y bydd rhywfaint o'ch gwybodaeth yn cael ei chadw yn ein systemau e-bost a TG diogel.

Rydym yn cadw eich gwybodaeth am 6 blynedd. Os yw eich achos wedi bod yn destun cwyn ddifrifol, hawliad yswiriant neu anghydfod arall, rydym yn cadw'r data am 16 mlynedd.

Os ydych yn defnyddio'r Uned Help Ychwanegol, rydym yn cadw eich gwybodaeth am 3 blynedd ar ôl cau eich achos.

Cynhelir ein systemau rheoli achosion o fewn yr AEE a lle bynnag y bo modd, yn y DU.
Mae'r rhan fwyaf o'n partneriaid dibynadwy yn storio eu data'n ddiogel yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA) yn unol â chyfraith diogelu data.

Mae'n bosibl y byddwn yn storio eich data mewn lleoedd eraill, gan ddibynnu ar sut cawsoch afael ar ein cyngor.

Os ydych yn cysylltu â ni i gael cyngor trwy sgwrs neu neges e-bost

Byddwn yn cadw'r trawsgrifiad o'ch sgwrs neu'ch ffurflen gais e-bost yn gofyn am gyngor yn ein systemau rheoli achosion am 6 blynedd.

Yn y rhan fwyaf o achosion, mae'r trawsgrifiad neu'r ffurflen e-bost hefyd yn cael eu storio mewn system ar-lein a gynhelir gan ein partner dibynadwy LivePerson.

Hefyd, mae LivePerson yn cofnodi:

  • eich gwlad a'ch dinas

  • y math o ddyfais rydych chi'n ei defnyddio, eich system weithredu a'ch porwr

  • eich cyfeiriad IP ac enw darparwr eich gwasanaeth rhyngrwyd

  • y tudalennau rydych yn edrych arnynt ar ein gwefan

Bydd LivePerson yn dileu'r holl ddata ar ôl 13 mis.

Gall ein cynghorwyr sgwrs weld y wybodaeth hon pan fyddant yn sgwrsio â chi, ond nid yw'n cael ei chopïo i'ch cofnod achos.

Rydym yn defnyddio'r data hwn i wella'r cyngor rydym yn ei ddarparu i chi. Rydym yn ei ddefnyddio i ymchwilio i anghenion ein defnyddwyr hefyd. Mae hyn yn ein helpu i sicrhau bod pobl mewn ardaloedd gwahanol sy'n defnyddio dyfeisiau a systemau gwahanol yn gallu defnyddio ein gwefan a'n gwasanaeth sgwrsio.

Mae LivePerson yn cadw ystadegau dienw yn ymwneud â data sgwrsio mewn archif er mwyn olrhain defnydd a pherfformiad y gwasanaeth sgwrsio. Nid yw'r data hwn yn cynnwys eich gwybodaeth bersonol.

Mae LivePerson yn storio data yn ddiogel yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA) yn unol â chyfraith diogelu data.

Gallwch ofyn am gopi o'ch sgwrs mewn neges e-bost ddiogel. Anfonwr y neges e-bost fydd transcripts@citizensadvice.org.uk.

Mae unrhyw negeseuon e-bost rhyngoch chi a'ch cynghorydd yn cael eu storio yn system e-bost y ganolfan Cyngor ar Bopeth leol lle mae'r cynghorydd yn gweithio. Dylai'r Cyngor ar Bopeth lleol fod â’i pholisi ei hun ar gyfer sut mae'n cadw'r negeseuon e-bost hyn yn ddiogel.

Os ydych yn datgelu manylion sensitif amdanoch eich hun, byddwn yn gofyn am eich caniatâd i'w defnyddio a'u storio. Mae hyn yn cynnwys:

  • cyflyrau iechyd

  • tarddiad ethnig

  • crefydd

  • aelodaeth o undeb llafur

  • cyfeiriadedd rhywiol

Os nad ydych yn rhoi eich caniatâd, er enghraifft os caiff y sgwrs ei thorri i ffwrdd, byddwn yn dileu'r wybodaeth hon yn ddiogel ar ôl 3 mis. Gallwn storio'r wybodaeth hon o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 oherwydd ein bod yn ei defnyddio i ddarparu gwasanaeth cwnsela, cyngor a chymorth i chi.

Os ydych yn defnyddio'r Uned Help Ychwanegol, mae negeseuon e-bost rhyngoch chi a'ch cynghorydd yn cael eu cadw ar gronfa ddata Post Gwasanaeth ac yn cael eu dileu 3 blynedd ar ôl i ni gau eich achos.

Os ydych yn derbyn cyngor dros y ffôn

Os ydych yn ein ffonio, byddwn yn recordio'r sgwrs at ddibenion hyfforddi a monitro. Wrth ffonio, byddwch yn clywed neges wedi'i recordio yn dweud sut rydym yn defnyddio ac yn storio eich gwybodaeth - gallwch roi gwybod i'r cynghorydd os ydych yn anghytuno.

Mae galwadau ffôn yn cael eu recordio gan ein partner dibynadwy, KCOM. Byddant yn cael eu dileu ar ôl 6 mis.

Os ydych yn derbyn cyngor trwy Skype neu ap fel WhatsApp

Dylai fod gan eich Cyngor ar Bopeth lleol ei bolisi ei hun yn ymwneud â sut mae’n storio eich gwybodaeth drwy'r sianeli hyn. Cysylltwch â'ch Cyngor ar Bopeth lleol a gofynnwch am gael gweld y polisi - neu edrychwch ar ei gwefan.

Os yw eich cynghorydd yn eich atgyfeirio at Wasanaeth Cyngor ar Bopeth arall

Mae rhai gwasanaethau Cyngor ar Bopeth eraill yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth mewn ffyrdd gwahanol.

Os nad yw eich gwasanaeth wedi'i restru yma, nid oes angen i ni roi unrhyw wybodaeth ychwanegol i chi.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at wasanaeth defnyddwyr Cyngor ar Bopeth, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at Wasanaeth Rheoli Dyledion Cyngor ar Bopeth, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at Wasanaeth Tîm Gorchymyn Rhyddhau o Ddyled Cyngor ar Bopeth, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at Wasanaeth Tystion Cyngor ar Bopeth, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych wedi cael eich atgyfeirio at Pension Wise, dysgwch fwy am sut mae'n defnyddio, yn storio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol.

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i holi am y canlynol:

  • pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym

  • os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion

  • os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion

Os ydych chi'n gwybod pa Gyngor ar Bopeth lleol sydd wedi ymdrin â'ch achos, cysylltwch â’r ganolfan honno’n uniongyrchol i holi am y wybodaeth sydd ganddi amdanoch.

Os nad ydych yn gwybod pa elusen sydd wedi ymdrin â'ch achos, cysylltwch â'ch Cyngor ar Bopeth lleol a gofyn i’r ganolfan edrych yn eich cofnodion achos i gael gwybod.

Os ydych chi eisiau cwyno

Os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi ymdrin â'ch data, gallwch gwyno.