Defnyddio’r Gwasanaeth Tystion - ein polisi preifatrwydd

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi fel y gallwn eich cefnogi. Gallwn eich gwybodaeth yn uniongyrchol oddi wrthych, drwy:

• ffurflen ar-lein ar ein gwefan

• siarad â chi am yr achos - dros y ffôn neu wyneb yn wyneb

• ffurflenni adborth

• cwynion neu adborth rydych chi'n eu hanfon atom

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth gan sefydliadau eraill, gan gynnwys:

• Gwasanaeth Erlyn y Goron

• Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM

• Lluoedd Heddlu Rhanbarthol

• Asiantaethau ac unigolion sy'n gwneud atgyfeiriad ar ran tyst. Gallai hyn gynnwys aelod o'r teulu, neu sefydliad sydd hefyd yn darparu cymorth neu gyngor di-gysylltiedig i unigolyn.

Bydd galwadau ffôn a wneir i'r Gwasanaeth Tystion yn cael eu recordio at ddibenion hyfforddi a monitro.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu

Rydym ond yn cofnodi gwybodaeth sy'n ein helpu i'ch cefnogi pan fyddwch chi'n rhoi tystiolaeth, neu pan fyddwch yn y llys. Mae hyn yn cynnwys eich enw, manylion cyswllt a sut rydych chi'n meddwl y gallwn eich cefnogi. Rydym hefyd yn cofnodi manylion am eich anghenion cymorth, megis gwybodaeth am eich iechyd.

Rydym yn cofnodi'r wybodaeth rydych chi'n ei roi yn ein harolwg profiad tystion ac unrhyw ymchwil ddilynol i'n helpu i fesur a gwella ein cefnogaeth i dystion.

Yr hyn yr ydym yn defnyddio'ch gwybodaeth ar ei gyfer

• cymorth tystion

• at ddibenion hyfforddi ac ansawdd

• ymchwilio i gwynion

• i gael adborth gennych chi am ein gwasanaethau

• i'n helpu i wella ein gwasanaethau

Efallai y byddwn hefyd yn cofnodi unrhyw ymddygiad annerbyniol gan dystion os ydym o'r farn bod hyn yn achosi tarfu ar ein gwasanaeth neu'n bygwth lles ein staff, gwirfoddolwyr neu unrhyw berson arall.

Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn hefyd yn defnyddio'ch gwybodaeth i gyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol, gan gynnwys ar gyfer:

• diogelu

• cydymffurfiaeth reoleiddiol

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth

Rydym yn rhannu rhywfaint o'ch gwybodaeth gyda Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlys Ei Mawrhydi (HMCTS), Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS), staff llysoedd, neu gyfreithwyr amddiffyn i'ch helpu i'ch cefnogi yn eich rôl fel dioddefwr neu dyst. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich enw gyda HMCTS fel y gallwch gael mynediad i adeilad y llys.

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth gyda'r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Rydym ni a'r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn gyfrifol am gadw'ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel a gwneud yn siŵr ein bod yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu ein bod yn 'gyd-reolwr data' ar gyfer eich gwybodaeth bersonol.

Mewn sefyllfaoedd eraill, byddwn yn gofyn am eich caniatâd i rannu eich gwybodaeth. Er enghraifft, byddwn yn gofyn am eich caniatâd os oes angen i ni rannu eich crefydd gyda tywyswyr yn y llys fel y gallwch ynganu'r llw cywir.

Os ydych am i ni eich cyfeirio at sefydliad cymorth arall, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda nhw fel y gallant eich helpu. Byddwn bob amser yn cael eich caniatâd cyn gwneud hyn.

Gwybodaeth wedi'i ddad-adnabod gyda sefydliadau sy'n ymwneud yn uniongyrchol ag iechyd, addysg, diogelwch, atal troseddau a lles cymdeithasol pobl.

Os yw rhywbeth rydych chi wedi'i ddweud wrthym yn gwneud i ni feddwl y gallech chi neu rywun rydych chi'n ei adnabod fod mewn perygl difrifol o niwed, gallem ddweud wrth yr heddlu neu'r gwasanaethau cymdeithasol - er enghraifft os ydym yn meddwl y gallech chi frifo eich hun neu rywun arall. Byddwn fel arfer yn siarad â chi cyn i ni wneud hyn, oni bai y gallai achosi mwy o niwed.